Khi xuất hóa đơn điện tử

Xuất hóa đơn điện tử giá rẻ như thế nào? Quy trình ra sao và nó có những quy định bắt buộc nào? Đây chính là điều mà doanh nghiệp quan tâm khi lựa chọn sử dụng.

Nếu như hóa đơn giấy trước đây khi muốn xuất hóa đơn chỉ cần ghi thông tin lên hóa đơn và ký tên, đóng dấu là xong thì nay, với hóa đơn điện tử lại hoàn toàn khác. Việc xuất hóa đơn điện tử cũng không hề đơn giản như vậy. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ theo các quy định được ban hành thì chắc chắn là việc xuất hóa đơn sẽ không thể hợp lệ và được cơ quan chức năng công nhận được.

Hóa đơn điện tử có nhiều quy định khác hẳn so với hóa đơn giấy. Việc khởi tạo, lưu trữ, in ấn và chuyển phát hóa đơn đều được thực hiện trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Chính vì thế nên việc sử dụng hóa đơn này cũng không nhất thiết phải xuất hóa đơn khi không cần thiết.

Đối với việc sử dụng hóa đơn điện tử thì việc xuất hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ xảy ra với 02 trường hợp.

- Thứ nhất là để phục vụ cho công việc vận chuyển hàng hóa trên đường , tránh việc rắc rối khi gặp sự kiểm soát của cơ quan chức năng.

- Thứ hai là phục vụ cho công việc lưu trữ kế toán.

Khi rơi vào một trong hai trường hợp trên thì doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục để chuyển thông tin từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Việc xuất hóa đơn này cần lưu ý một số thông tin sau đây:

- Hóa đơn điện tử chỉ được phép chuyển sang hóa đơn giấy duy nhất 1 lần cho 1 số hiệu hóa đơn.

- Thông tin chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải được giữ nguyên, không được phép thay đổi bất cứ vấn đề gì để có thể đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn sau khi được chuyển đổi.

- Hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì bản gốc vẫn phải được lưu trữ trên hệ thống để có thể đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn cũng như có thể làm căn cứ để đối chiếu khi cần thiết. Như vậy thì việc sử dụng hóa đơn và chuyển đổi hóa đơn mới được xem là hợp lệ.

Nói tóm lại thì việc xuất hóa đơn điện tử không đơn giản như hóa đơn giấy. Vì thế cho nên, doanh nghiệp cần phải lưu trữ thông tin để có thể đảm bảo việc thực hiện xuất hóa đơn được hiệu quả và hợp lệ nhất.